La colaboración interfuncional es clave para el éxito de los equipos remotos. Sin embargo, según un estudio de Harvard Business Review, el 75 % de las veces, los equipos interfuncionales no funcionan como deberían.
A pesar de este desafío, OWL Labs reportó que, en 2019, los colaboradores individuales en Estados Unidos tenían un 20 % más de probabilidades que el promedio de trabajar remotamente a tiempo completo.
El auge del trabajo remoto ha transformado la dinámica de los equipos, eliminando las barreras geográficas para acceder al mejor talento. En este contexto, mejorar la colaboración entre disciplinas se ha vuelto esencial para garantizar que los equipos virtuales sean no solo productivos, sino también innovadores y adaptables.
Una colaboración interfuncional sólida en equipos remotos facilita la resolución de problemas, acelera la toma de decisiones y fomenta un ambiente laboral cohesivo, impactando directamente en los resultados del negocio.
Importancia de la colaboración interfuncional
Un equipo interfuncional combina miembros de diferentes departamentos con habilidades diversas para trabajar en proyectos o alcanzar objetivos comunes.
Aunque trabajar en estos equipos tiene ventajas significativas, también implica desafíos, como métodos y enfoques laborales en conflicto.
Cuando se ejecuta correctamente, la colaboración interfuncional aumenta la eficiencia, reduce costos, fomenta la innovación y la adaptabilidad, mantiene el enfoque en los objetivos a largo plazo de la organización.
Además, permite a los miembros del equipo:
- Ser más productivos.
- Aprender unos de otros.
- Aprovechar ideas y habilidades diversas.
- Desarrollar habilidades de liderazgo.
Consejos para mejorar la colaboración interfuncional
La realidad es que un equipo interfuncional efectivo requiere de confianza.
Construir una relación de confianza con alguien cuando trabajas en el mismo espacio ya es lo suficientemente difícil.
Cuando equipos de diferentes departamentos trabajan juntos, este desafío se vuelve cada vez más complejo.
Hemos compilado una lista de 5 pasos sencillos que nos han ayudado a crear un entorno genuinamente colaborativo, para brindarte ideas sobre cómo mejorar la colaboración entre equipos en tu empresa.
Establece pautas claras para la gestión de tareas
Las pautas claras sobre cómo manejar las tareas del proyecto son vitales para organizar un equipo interfuncional y permitirles colaborar de manera efectiva.
Pasos organizativos sencillos, como el uso de códigos de colores en las tareas de tu aplicación de equipo según la responsabilidad o las habilidades requeridas, y la asignación de subtareas a miembros individuales, ayudan a que todos sepan en qué tareas deben enfocarse.
Además, es fundamental contar con un sistema que todos sigan para anotar la prioridad y la fecha límite de cada tarea. Esto ayuda al equipo a trabajar conjuntamente en las tareas más importantes, asegurando que el progreso no se detenga.
De manera similar, fomenta que todos en tu equipo se acostumbren a actualizar las tareas con el último progreso y a marcar las tareas como en progreso cuando empiecen a trabajar en ellas. Esto ayuda a promover un enfoque más proactivo hacia la colaboración interfuncional, manteniendo a los miembros del equipo actualizados sobre en qué están trabajando sus compañeros.
Chanty proporciona a cada miembro del equipo feeds personalizados para sus mensajes y tareas, facilitando la priorización de la carga de trabajo de cada persona mientras los mantiene actualizados sobre otras tareas que puedan necesitar sus habilidades.
Asegurarse de que todos comiencen el día con tareas y prioridades claras, y con conocimiento del progreso de sus compañeros, les permite trabajar y colaborar de manera más eficiente. Saltar entre tareas puede costar hasta un 40% de la productividad diaria del equipo, por lo que una clara priorización puede tener beneficios significativos.
Amplía los métodos de comunicación
Tu equipo no puede colaborar si no puede comunicarse de manera efectiva. El 30% de los proyectos fracasan debido a una mala comunicación. Existen diversas maneras en las que los equipos remotos pueden mantenerse en contacto. Estas incluyen:
Aplicaciones de chat para equipos
Las aplicaciones de mensajería empresarial son cruciales para las discusiones diarias y las actualizaciones que mantienen un proyecto en marcha. Además de las funciones de mensajería privada y en grupo, las aplicaciones de chat para equipos ofrecen una variedad de herramientas e integraciones que te ayudan a gestionar tareas y programar el trabajo.
Estas características pueden ayudar a los miembros de tu equipo a tomar la iniciativa en la organización del trabajo colaborativo, creando tareas por sí mismos e invitando a sus compañeros. Por ejemplo, Chanty permite a los usuarios convertir cualquier mensaje en una tarea, haciendo que las discusiones y los comentarios fluyan de manera fluida hacia tareas colaborativas.
VoIP y videollamadas
El VoIP y las videollamadas pueden consumir demasiado tiempo como canal de comunicación diaria, pero en discusiones críticas y reuniones personales, pueden permitir que los miembros del equipo se comuniquen con mayor claridad y se comprendan mejor a través de la entonación y las expresiones faciales.
La capacidad de grabar pantallas y compartirlas durante las videollamadas es una herramienta colaborativa vital, permitiendo a los miembros del equipo demostrar características, cambios y comentarios visualmente al resto del equipo.
Cuando estás hablando y viendo al compañero con el que te comunicas, es más fácil expresar tu punto de vista. El 87% de los trabajadores remotos se sienten más conectados con su equipo gracias a la videoconferencia.
Mensajería de texto
El envío de mensajes de texto es muy útil para enviar alertas críticas, actualizaciones y recordatorios a tu equipo. En un estudio de la Universidad Estatal de West Virginia, los participantes eran cuatro veces más propensos a preferir recibir actualizaciones y avisos importantes por mensaje de texto.
Al programar mensajes importantes e integrar una aplicación de SMS con otras herramientas de productividad, puedes asegurarte de que los miembros del equipo nunca se pierdan un mensaje importante. Para evitar interrumpir el tiempo privado de los empleados en un equipo remoto, asegúrate de usar una aplicación de mensajería que tenga en cuenta automáticamente las zonas horarias al programar los mensajes.
Cada canal de comunicación ofrece beneficios únicos, por lo que asegúrate de utilizar cada uno según sus fortalezas.
Crea oportunidades de trabajo en equipo
Mejorar la colaboración interfuncional en un equipo remoto requiere programar proactivamente reuniones y discusiones entre las diferentes disciplinas de tu equipo. Además de abrir discusiones grupales en tu aplicación de chat para resolver problemas específicos o trabajar en tareas, proporciona actualizaciones semanales sobre el progreso del proyecto.
Anima a los miembros del equipo a hacer lo mismo, actualizando al equipo con sus logros y obstáculos. Esto facilita que los empleados vean dónde un compañero necesita ayuda y puedan intervenir antes de que el proyecto se retrase. Una breve reunión semanal de seguimiento con tu equipo ayuda a mantener la motivación, además de evitar retrasos.
Un canal de chat fuera de tema también es importante en un equipo remoto. Permite a los empleados establecer relaciones entre ellos, lo que puede influir en su disposición para compartir ideas y comentarios. El aislamiento puede ser un desafío importante en la comunicación para los trabajadores remotos, por lo que fomentar conversaciones amistosas también es crucial para mantener un equipo saludable y productivo.
Celebra los logros y hitos de un proyecto
Recompensar los logros y hitos ayuda a fomentar el espíritu de equipo, brindando oportunidades para que el equipo note y felicite el trabajo y los logros de cada uno.
A todos les gusta recibir reconocimiento por sus esfuerzos, y además del impulso a la moral y la productividad, esto también ayuda a que los miembros del equipo vean cómo su trabajo encaja en el panorama general.
Además, los individuos tendrán más confianza para aportar sus ideas en las discusiones grupales, lo que permitirá al equipo beneficiarse aún más de sus habilidades y perspectivas. Aunque no siempre se pueda poner en práctica cada sugerencia, dejar claro que valoras las aportaciones de todos llevará a que los miembros del equipo compartan sus ideas con más frecuencia.
Los equipos que se comunican de manera efectiva tienen 4.5 veces más probabilidades de retener a sus mejores empleados.
Coordinación entre un equipo remoto
Los equipos remotos te brindan acceso a talento global, pero también debes considerar las zonas horarias. En un equipo pequeño, una diferencia horaria de 10 horas entre los miembros puede ser un gran obstáculo para la productividad si su trabajo requiere mucha retroalimentación o aportes de otros miembros del equipo.
Independientemente de dónde se encuentren los miembros de tu equipo, trata de coordinar al menos unas horas de coincidencia en sus horarios de trabajo. De lo contrario, los miembros del equipo podrían tener que esperar hasta su próximo día laboral para recibir respuesta a sus mensajes.
En una tarea o proyecto transversal, esto puede hacer que incluso las tareas más simples tarden mucho más de lo que deberían.
En un equipo global, realizar reuniones o discusiones grupales puede significar que alguien tenga que levantarse temprano o asistir a la reunión tarde por la noche. En cierta medida, este es un sacrificio necesario, pero no esperes que tus trabajadores en zonas horarias lejanas hagan ese sacrificio cada vez.
Esto puede hacer que se sientan tratados de manera injusta o como un miembro menos valioso del equipo, lo que los hace menos dispuestos a compartir ideas y colaborar.
La tecnología de trabajo remoto te da acceso potencialmente 24/7 a tu equipo, pero no es recomendable utilizarla de esa manera. Si los miembros de tu equipo sienten que se espera que estén en línea y disponibles para responder en cualquier momento, podrían encontrar difícil relajarse y recargarse.
El 85% de los trabajadores remotos eligieron el trabajo remoto para tener mayor flexibilidad con su tiempo, así que evita invadir su tiempo fuera de línea fuera de situaciones críticas. Según una encuesta de Buffer de 2019, desconectarse después del trabajo es el mayor desafío para los trabajadores remotos.
Por qué implementar la colaboración interfuncional
Existen muchas formas de mantener a un equipo remoto enfocado y trabajando de manera conjunta en un proyecto. Mejorar la colaboración interfuncional implica proporcionar las herramientas para comunicarse eficazmente en cada situación, establecer expectativas y responsabilidades claras, y crear un entorno que fomente y apoye la comunicación abierta y el intercambio de ideas, reconociendo y premiando los logros.
Cuando se utiliza correctamente, la colaboración interfuncional puede aumentar significativamente tanto la productividad como la innovación. Combina la experiencia diversa de varios departamentos en equipos interfuncionales para resolver de manera creativa un problema o proyecto. Es poco probable que las ideas innovadoras surjan de un equipo compuesto solo por personas de una misma área funcional. La colaboración hace que los participantes trabajen juntos por un interés común, lo que motiva a los empleados a participar con mayor entusiasmo en lo que se proponga.
Con un equipo global, puedes evitar problemas de eficiencia programando el tiempo de trabajo para que los miembros puedan comunicarse y asegurarte de que todos se sientan tratados de manera justa, evitando la desmotivación. La colaboración interfuncional también hará que el equipo sea más adaptable y flexible. Precisamente por estas razones, los equipos interfuncionales, con su mayor acceso a la experiencia y la base de conocimientos de las personas, tienen el potencial de responder a una variedad de desafíos y cambios, ajustando estrategias conforme son más resilientes frente a los cambios.
Además, trabajar a través de funciones mejora el intercambio de conocimientos y fomenta el aprendizaje continuo. Cuando los miembros del equipo de diferentes funciones trabajan juntos, a menudo se exponen a áreas a las que normalmente no tendrían acceso, ampliando así su visión del negocio y desarrollando sus habilidades profesionales. Esto no solo beneficia a los individuos, sino también al equipo en su conjunto, haciéndolo más versátil y capacitado.
Lo más importante es que los equipos interfuncionales exitosos fomentan relaciones más cercanas y menos fragmentadas dentro de la organización, lo que puede llevar a una cultura más inclusiva y colaborativa. La colaboración entre departamentos también aumentará la moral del equipo; las personas se entusiasman cuando pueden trabajar como parte de una mezcla diversa, donde diferentes tipos de personas aportan distintos tipos de fortalezas a su trabajo.
Nota final
Mejorar la colaboración interfuncional entre equipos remotos es la clave para garantizar la productividad, la innovación y el espíritu de equipo. Puedes mantener a tu equipo alineado y motivado estableciendo directrices claras para cada tarea, ampliando los canales de comunicación y realizando seguimientos periódicos. Reconocer los logros y respetar las zonas horarias refuerza aún más la colaboración, creando un equipo remoto eficaz y cohesionado. Con las herramientas y metodologías adecuadas, la colaboración interfuncional podría ser tu solución para lograr que tu equipo remoto trabaje a su máxima capacidad.
¿Listo para optimizar la colaboración en tu equipo remoto? ¡Aplica estos consejos y haz que tu equipo prospere, sin importar dónde se encuentre!
